Klärfälle mit Ampel
Jede Abweichung wird ein Fall mit Nummer, Status und Entscheidung — nichts versickert.
- Eine Liste statt Zettel, Mails und Erinnerungsvermögen
- Jede Entscheidung mit Kürzel, Begründung und Zeitstempel im Protokoll
- Gleiche Abweichung auf mehreren Rechnungen = ein Fall, keine Dublette
Eine erkannte Abweichung ist noch keine erledigte Abweichung. Deshalb wird aus jeder Meldung ein Fall mit eigener Nummer, der einen Zustand hat und eine Entscheidung verlangt.
Die Ampel
- Rot — neu, noch nicht angefasst
- Gelb — Lieferant kontaktiert, Antwort steht aus
- Blau — Gutschrift zugesagt, Geld noch nicht zurück
- Orange — Rückfrage: der Lieferant nennt einen neuen Preis
- Grün — erledigt, im Archiv nachlesbar
Die Entscheidungen
Zu jedem Fall gibt es genau die Wege, die der Alltag braucht: den Preis als richtig bestätigen (er wird damit zur neuen Grundlage), den Lieferanten anschreiben, den Preis intern festlegen, den Artikel als Tagespreis-Artikel kennzeichnen — oder eine Abweichung nur dieses eine Mal durchgehen lassen, ohne dass das System daraus etwas Falsches lernt.
Jede Entscheidung verlangt ein Bearbeiterkürzel und landet mit Alt- und Neuwert im Protokoll. Wer später fragt „warum steht das so?”, bekommt eine Antwort.